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コーポレート・ガバナンス/コンプライアンス/
情報セキュリティ

コーポレート・ガバナンス

エーアンドエーマテリアルグループは、コーポレート・ガバナンスの実効性を高め、業務の適正を確保するため基本方針を定め、体制を整備しています。当社グループは、この体制を有効に機能させ、株主をはじめとするステークホルダーの皆様から信頼される企業となるよう努めています。

コーポレート・ガバナンス基本方針

当社グループは、株主にとっての企業価値を高め持続的成長を図るため、コーポレート・ガバナンスの強化が最重要課題であると認識しており、以下を基本方針としてその実現に努め、今後もコーポレート・ガバナンスのさらなる強化、見直しを行ってまいります。

  1. 忠実義務と善管注意義務に則った経営の意思決定と執行ならびに報告と監督
  2. コンプライアンス、リスク管理、報告と監査、情報の管理と適時開示等の内部統制システムの構築と的確な運用
  3. アカウンタビリティーおよびディスクロージャーによる企業の透明性の確保
  4. 社会的責任の遂行とすべてのステークホルダーとの良好な関係の構築

コーポレート・ガバナンス体制

会社法上で規定されている株式会社の機関として、株主総会、取締役および取締役会、監査役および監査役会、会計監査人を基本として定めております。

① 取締役会

取締役会は取締役6名(内、社外取締役2名)で構成される他、必要に応じ執行役員の出席を求め、監査役も出席のうえ、経営方針等の重要事項に関する意思決定を行い、取締役の職務執行を監督しております。

② 監査役会

監査役会は監査役3名(内、社外監査役2名)で構成され、監査役会で策定された監査方針等に基づき、取締役会をはじめとする重要な会議への出席や、業務および財産の監査等を通じて、取締役の職務執行を監査しております。監査の実効性を高め質的な向上を図るため、会計監査人との会合を定期的に行い、緊密な相互連携の強化に努めております。また、代表取締役と定期的会合を開催し、相互認識と信頼関係を深めるようにしております。監査役は必要に応じて内部監査に立ち会う他、定期的に内部統制部の報告を聴取する等、内部統制部との連携を図っております。
なお、社外監査役2名は当社に対する利害関係はありません。

③ 会計監査人

会計監査人につきましては、会社法および金融商品取引法に基づく会計監査人を選任しております。
なお、監査法人および監査に従事する業務執行社員と当社の間には、特別の利害関係はありません。業務を執行した公認会計士は、全員継続関与年数が7年以内であります。

当社の内部統制体制を含むコーポレート・ガバナンス体制図 株主総会 監査役 監査役会 監査 取締役 取締役会 監督 会計監査人 監督 (内部統制) 内部統制委員会 内部統制部 内部監査 代表取締役 取締役社長 経営会議 執行役員 本社・営業部門 関係会社監査役 監査 関係会社

取締役会の実効性評価

当社では、取締役会の機能を向上させ、ひいては企業価値を高めることを目的として、2021年2月に取締役会の構成員であるすべての取締役・監査役を対象にアンケートを実施しました。回答方法は外部機関に直接回答することで匿名性を確保いたしました。そのうえで外部機関からの集計結果の報告を踏まえ、2021年4月の取締役会において、分析・議論・評価を行いました。結果の概要は以下のとおりです。
アンケートの回答からは、取締役会における経営陣や支配株主等の関連当事者との利益相反管理が適切であること、取締役・監査役としての職務執行にあたり必要となる情報は適切に提供される体制が整えられていること等、おおむね肯定的な評価が得られており、取締役会全体の実効性については確保されていると認識いたしております。
前回実施した実効性評価において、取締役会における自由闊達で建設的な議論・意見交換等が十分ではないという課題については、職務執行上のトピックスを報告する機会が増加する等、その成果は着実に表れていることを確認いたしました。
一方で、取締役会の構成員における知識・経験・専門性、ジェンダー、国際性等といった多様性および最高経営責任者等の後継者計画の策定・運用への主体的関与については改善の余地があるという意見、また、取締役等の指名・報酬の決定に関する手続きの公平性・透明性、客観性を強化するため指名・報酬諮問委員会の設置を検討する必要性があるとの意見が挙げられ、課題として共有いたしました。今後、当社の取締役会では本実効性評価を踏まえ、課題について十分な検討を行ったうえで迅速に対応し、取締役会の機能を高める取り組みを継続的に進めてまいります。

コンプライアンス

コンプライアンス基本方針

当社グループは、コンプライアンスの実践を経営の最重要課題と位置づけ、この徹底が経営基盤の強化につながることを認識し、企業活動に求められるあらゆる法令の遵守はもちろんのこと、社会規範に則した公正で透明性の高い企業活動を行います。
具体的には次の基本方針7項目を掲げ、これらの実践によりコンプライアンス経営を推進してまいります。

  1. 当社グループの全役員・全従業員は、「経営理念」「行動規範」「コンプライアンス宣言」の精神を正しく理解し、どのような場面においてもあらゆる法令・法規・社内規程・社内規則等を遵守するだけでなく、社会規範・モラル・マナー等、倫理的責任も果たします。
  2. 当社グループの各社と連携して、コンプライアンス経営の実効性を確かなものとするための仕組みとルールを作り、役員および従業員各階層への教育・啓蒙活動を通じてコンプライアンス意識の喚起と浸透・定着に努めます。
  3. 社会の要請や法令の制定・改廃等に応じて、業務遂行の基準となる社内の諸制度・諸規程を整備して、全役員・全従業員に周知徹底を図ります。
  4. コンプライアンス上の問題を発見した場合には、速やかに事実調査と原因究明を行い、企業として責任ある適切な対応方針・施策を打ち出すよう努めます。
  5. 必要な企業情報を適時・適切かつ公正・公平に開示し、当社グループを取り巻くステークホルダーとのコミュニケーションの促進に努めます。
  6. 事業活動を行う国・地域の文化・習慣を尊重し、現地の法律を遵守します。
  7. 市民社会の秩序や安全を脅かす反社会的勢力・団体などとは一切の関係を持たず、これら勢力から不正・不当な要求がなされた場合はこれを拒否します。

個人情報保護方針

当社では事業活動に伴い、業務遂行上必要となる個人情報を既に保有し、また今後も取得しますが、これらお客様の個人情報は以下のような目的で利用させていただきます。

  1. 当社所定の事業目的に係る業務(お取引、IR活動、金融取引や年金運用に関する照会、連絡、資料等の送付、打合せ、相談、検討、契約、受発注、発送、請求、入金、支払いおよび債権債務管理 等)を遂行するため
  2. 当社が取り扱う製品・サービス等に関する情報の提供、収集、調査、検討および対処のため
  3. 当社が開催(主催・共催・協賛・後援)するセミナー・展示会等に関するご案内を差し上げるため
  4. お客様からのお問い合わせ、ご依頼、資料のご請求等への適切な回答と対応のため
  5. お客様に提供した製品・サービスの利用に関わる実績管理、ニーズの調査・検討のため
  6. 当社内へ入場する方々および入場する車両の入退管理のため
  7. 当社が拠点を置く地域との渉外のため
  8. ご応募いただいた懸賞などに対する景品等の送付・連絡のため
  9. その他、お客様に事前にお知らせし、ご同意いただいた目的のため

また、当社では業務を円滑に遂行するため、業務の全部または一部を委託先に委託し、当該委託先に対し必要な範囲でお客様の個人情報を開示・提供する場合がありますが、この場合は、当社が定めた基準を満たす委託先を選定するとともに、当社は委託先に対し個人情報の取り扱いに関する適切な管理を行うよう指導徹底いたします。

コンプライアンスの取り組み

当社グループでは、法令、法規を遵守し、社会的な倫理に則した企業活動を遂行するため、内部統制委員会を設置し、社内への周知と啓蒙を行っています。

内部通報制度についてはその主旨の徹底を図り、コンプライアンスに反する行為を早期に把握し、損失を最小化するためにヘルプライン制度として強化しています。受付窓口としては、グループ内、社内および当社が指定している弁護士事務所の社外受付窓口を設置しています。また、役員や事業場長を対象としたコンプライアンス研修、DVD視聴による研修などの階層別研修を通じた教育を実施するとともに、定期的に開催する内部統制推進会議などにおいて、各規範の遵守状況を確認し、必要に応じて改善および指導を行っています。

また当社グループは、公正かつ自由な取引を確保するため、独占禁止法遵守規程を定めて、「私的独占の禁止及び公正取引の確保に関する法律」(独占禁止法)および「下請代金支払遅延等防止法」(下請法)の遵守を徹底しています。具体的な活動としてはすべての事業場を対象として法務監査を実施し、独占禁止法および下請法の遵守状況を確認するとともに、研修会の実施を通じて啓蒙活動にも積極的に努めています。

また、当社グループを対象とした外国公務員等贈賄防止基本方針および外国公務員等贈賄防止規程を定め、外国公務員に対する贈賄防止体制を構築しています。

内部統制

内部統制部が当社グループを対象として、コンプライアンスの遵守、リスク管理、情報管理、業務管理および内部統制の整備・運用状況などについて監査を実施し、その改善および指導を行っています。
2020年度は、17事業場を対象に内部監査を実施しました。

リスクマネジメント

事業目的の達成に係るリスクの回避、顕在化したリスクの低減を図るために必要なリスク管理に関する取り決め、取り扱い、手続きなどを「リスク管理規程」として定め、リスク管理の徹底を図っています。また、内部統制・リスクマネジメント本部を設置し、当社グループのリスクを一元的に管理する体制を構築しています。

内部通報制度(ヘルプライン制度)

違法行為や不正行為などのコンプライアンス違反の事実をすみやかに把握し、その発生を事前に抑制するなどコンプライアンス経営体制を強化するために、ヘルプライン制度を運用しています。

情報セキュリティ

当社グループは、情報資産のセキュリティを確保することは重要な経営課題であり、また重大な社会的責務であると認識いたします。当社グループは、安定的に経営活動を維持するため、以下に「情報セキュリティ基本方針」を定め、すべての役員および従業員等はこの基本方針を遵守し、当社グループの情報資産を適切に取り扱い、保護、管理に努めます。

情報セキュリティ基本方針

  1. 当社グループは、情報セキュリティに関する法令およびその他の社会的規範を常に遵守します。
  2. 当社グループは、情報資産について、管理方法、管理者および取扱基準等を規定し、情報セキュリティの保護を行います。
  3. 当社グループは、情報資産を破壊、紛失、盗難、漏洩、不正使用、故障、災害および誤処理等から保護するため、適切なセキュリティ対策を講じます。
  4. 当社グループは、情報資産にセキュリティ上の事故が万が一発生した場合は、迅速に被害を最低限に止める処置をとるとともに原因究明を行い再発防止に努めます。
  5. 当社グループは、すべての役員および従業員等に対して情報セキュリティについての教育および啓蒙を行い、情報セキュリティの周知徹底に努めます。
  6. 当社グループは、情報セキュリティ基本方針および関連する規則、管理体制の評価および見直しを定期的に行い、情報セキュリティの継続的な改善を図ります。

情報セキュリティ推進体制および活動

当社グループは「情報セキュリティ管理規定」を制定し、これに基づく管理体制のもと、情報セキュリティ保護活動に取り組んでいます。

2019年度には、推進体制として従来からの「システムサポート担当」を刷新し、全国の拠点に増員配置することで、情報セキュリティに対する管理体制の強化を図りました。また実地面では、現行のセキュリティレベルを維持した働き方改革への取り組みとして、在宅勤務・テレワークへの対応を視野に入れたMicrosoft365の導入を実施しました。当社が導入したMicrosoft365は、その中でも国内外の政府系機関に採用されているセキュリティレベルの高いグレードを選定していることから、現在考えられる最も堅牢なグループウェアと言えます。これにより社外からでも社内と変わらずPCで連絡を取ることが可能となり、また、これと併せて各部署・各人が持つデータのクラウド化を推進したことから、情報系ソースについて、安全が確保された上でのデータ共有化と、何処でもアクセスが可能となる環境が整いました。

これらを基盤として、2020年8月から勘定系ソフトウェア(基幹システム(AXIS販売物流、生産、会計システム))の運用を開始しました。

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